"Keep It Simple Slide", Trik Merancang Presentasi yang Briliant

Rizkie's BLOG-Pada kesempatan ini kita akan bicara sedikit tentang filosofi KISS, bukan artinya “ciuman”, namun “KISS” disini diartikan sebagai “Keep It Simple Slide”.

Sebelum masuk ke teknik membuat slide presentasi Anda menjadi simple, kita akan mengupas terlebih dahulu filosofi “Simplicity” ini.


Everyday we facing complexity

Setiap hari rasanya kita berhadapan dengan kompleksitas, mulai dari berangkat kerja dihadapkan pada macet di jalan raya, kemudian sampai di kantor harus lihat laporan atau informasi yang terkadang sangat rumit, belum lagi harus menyelesaikan tugas-tugas yang tidak kalah rumitnya.

Kompleksitas sudah menjadi makanan sehari-hari, sementara kesederhanaan (baca: simplicity) menjadi hal yang sangat jarang ditemui.

Okay, hidup memang rumit, tapi lebih rumit lagi kalau dibuat rumit! Kenapa kita selalu sulit membuat sesuatu yang sederhana? Menurut psikolog John Collard dari Institute of Human Relation di Yale University, ada 7 (tujuh) ketakutan utama manusia:

1. - Takut gagal
2. - Takut pada seks
3. - Takut membela diri
4. - Takut mempercayai orang lain
5. - Takut berpikir
6. - Takut berbicara
7. - Takut sendirian

Nampaknya, ketakutan berpikirlah yang membuat orang-orang sulit sekali untuk menjadi “sederhana”. Kita cenderung mengikuti kerumitan otak kita dan tidak mau berpikir untuk menyederhanakan suatu hal.



Maximum effect with minimum means

Jadi, apa arti sebenarnya sebuah kesederhanaan (simplicity)? Apakah menjadi sederhana itu sama dengan menjadi “bodoh”? Dungu [simpleminded] atau tolol [simpleton] adalah sebutan yang negatif tentunya.

Tapi menjadi sederhana tidaklah seperti itu, dimana dibutuhkan proses berpikir untuk membuat sesuatu menjadi sederhana.

Dasar dari kesederhanaan adalah menjadi minimalis untuk mendapatkan kesan mewah yang maksimal. Tidak heran, sekarang banyak yang menyukai jenis rumah dengan konsep minimalis

"Kata kuncinya adalah LESS IS MORE!"

Bagaimana caranya untuk mencapai kesederhanaan? Ada 3 langkah yang efektif untuk mewujudkannya, dimana akan kita singkat menjadi 3R:

1. - Reduce
2. - Reorganize
3. - Research

Kita akan membahas satu per satu untuk 3 langkah mencapai kesederhanaan ini.


1. Reduce

Coba jujur pada diri sendiri, lebih suka melihat gambar iMac di sebelah kiri atau PC di sebelah kanan?

Saya pribadi lebih suka iMac, bukan karena saya fans berat produk Apple lho, Dengan tampilan yang simple dan sleek, iMac tentu sangat menggoda jika diletakkan diatas meja. Sementara PC, tampil dengan kerumitan kabel yang berserakan yang membuat kamar menjadi lebih sumpek.

Belajar dari Apple, kesederhanaan bisa berarti melakukan “Reducing” atau pengurangan terhadap hal-hal yang tidak perlu, tanpa mengurangi fungsinya. Apple tidak mengurangi fungsi iMac sebagai desktop computer dengan “mengurangi” kabel yang tidak diperlukan.

Bukankah iMac masih berfungsi sama dengan PC tanpa kabel-kabel yang rumit? Bahkan jauh lebih baik dan praktis karena kesederhanaannya.

"Jadi, kurangi elemen atau hal yang tidak perlu, tanpa mengurangi fungsi"



2. Reorganize

Buat anda yang suka membaca dan koleksi buku di rumah, siapa yang sampai hari ini bukunya masih berantakan dan tidak tertata dengan rapi di rak buku? Apa yang terjadi jika begitu? Buku-buku terlihat banyak sekali dan susah untuk mencari buku yang diinginkan.

Satu-satunya jalan untuk memperbaiki adalah dengan “Reorganized” atau mengatur kembali buku-buku pada tempatnya. Dengan melakukan “Reorganized”, tentunya buku-buku terlihat lebih sedikit dan rapi.

Akibatnya pencarian terhadap suatu buku menjadi lebih sederhana alias mudah. Jadi, being organized itu penting untuk membuat segala sesuatu menjadi sederhana. Got the point?



3. Research

Bayangkan seandainya Wright Bersaudara tidak pernah menemukan pesawat terbang, apa yang terjadi dengan kehidupan umat manusia? Perjalanan antar kota, bahkan antar benua menjadi sangat jauh dan susah tentunya.

Pengetahuan membuat segala sesuatu menjadi lebih mudah dan sederhana. Untuk itulah dibutuhkan “Research”, supaya kita mempunyai pengetahuan yang memadai untuk memecahkan suatu masalah dengan sederhana.

Jadi, apakah masih ada yang takut untuk berpikir dan membuat segala sesuatu menjadi sederhana jika tahu caranya? Terapkan 3 langkah diatas, maka hidup anda pun akan menjadi lebih mudah.



Typical Complect

Dunia ini penuh dengan kompleksitas, bahkan kompleksitas ini pun terlihat di dalam slide presentasi kita sehari-hari. Buat Anda, profesional ataupun marketer di perusahaan anda, seberapa sering anda melihat presentasi yang seperti gambar di bawah ini?

Ya, slide-slide diatas seringkali kita lihat dalam keseharian kita. Bullet points, templates dan chart yang berwarna-warni menjadi sangat biasa dan lumrah dalam presentasi yang kita temui setiap hari. Tapi sadarkah sesungguhnya audiensi anda menginginkan slide seperti dibawah ini?

Siapa yang tidak kenal Steve Jobs? Seorang genius dibalik produk Apple yang selalu ditunggu oleh penggemarnya. Steve Jobs bukanlah sekedar seorang CEO Apple biasa, bisa dibilang beliau adalah “The Best Presenter” yang presentasinya selalu ditunggu-tunggu jutaan umat Apple di bumi ini.

Presentasi Steve Jobs sangat sederhana tapi memberikan dampak yang besar. Siapa yang mau punya slide presentasi seperti Steve Jobs?

Mengacu pada konsep simplicity , maka tidak dibutuhkan tips yang rumit untuk membuat presentasi anda menjadi lebih sederhana dan mengesankan.

Untuk membuat slide anda menjadi sederhana tentunya keyword utama adalah “REDUCE”, dimana kita mencoba mengurangi hal-hal yang tidak diperlukan. Mari kita mengupas tips sederhana untuk presentasi Anda berikutnya.


1. One Message for One Slide!

Seringkali kita bertanya-tanya, berapa jumlah maksimal “bullet points” untuk 1 (satu) slide presentasi? Sebelum kita membahasnya, mungkin banyak diantara kita yang mengenal prinsip 6×6 (6 baris, 6 kata) untuk 1 slide presentasi.

Artinya paling tidak ada 6 pesan yang ingin disampaikan dalam presentasi. Kira-kira, apakah Anda yakin kalau audiensi kita akan menyerap semua dari 6 pesan tersebut?

Coba lihat slide presentasi dari Bill Gates (Founder Microsoft) yang merupakan orang terkaya di dunia. Penuh dengan warna, gambar-gambar berserakan dan tulisan dimana-mana, pertanyaanya adalah apakah Anda akan ingat presentasi yang dibawakan oleh Bill Gates tersebut?

Jadi, berapa banyak bullet points per slide? Jawabannya adalah ”One Message Per Slide”, jika Anda ingin presentasi Anda dimengerti dan diingat oleh audiensi Anda. Mari lihat slide presentasi Steve Jobs di bawah ini:

Pada waktu meluncurkan Apple iPhone pada tahun 2007, Steve Jobs menetapkan tema bahwa hari ini Apple akan menemukan kembali ponsel (“Apple reinvents the phone”).

Hanya ada satu pesan itu untuk satu slide presentasi Steve Jobs, demikian juga slide-slide beliau berikutnya.



2. One word can explain a lot!

Lewat sebuah kata, kita bisa menjelaskan banyak hal, lewat sebuah kata, kita bisa terpesona dan hati kita pun terbawa.

Kadang kita suka tidak percaya diri untuk menggunakan kata-kata sesedikit mungkin di dalam slide presentasi kita, kita seringkali takut audiensi kita tidak mengerti apa yang kita sampaikan.

Padahal, audiensi sebetulnya ingin mendengar apa yang kita sampaikan, bukan membaca slide presentasi kita. Semakin sedikit, semakin sederhana kata yang kita gunakan dalam slide, audiensi pun akan semakin fokus mendengarkan presentasi kita.

Mari kita lihat contoh slide di bawah ini (before), sebetulnya tidak ada yang salah dengan slide ini, hanya saja kata-kata “56% mobile phone users, prefer music feature for their phone” menjadi terlalu panjang sehingga audiensi anda akan membacanya daripada mendengarkan anda.

Lalu bagaimana solusinya? Kita akan coba ringkas kata-katanya menjadi lebih pendek dimana hanya “keyword” atau “kata kunci” saja yang ditampilkan. Hasil akhirnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini (after). Lebih sederhana bukan?

"Mengurangi kata-kata yang tidak diperlukan, tanpa mengurangi makna"

3. A picture is worth 1,000 words

Sebuah gambar bisa menjelaskan ribuan kata atau makna. Gambar atau foto memberikan efek visual yang sangat kuat untuk presentasi kita.

Sebuah penelitian membuktikan bahwa manusia bisa mengingat 2,500 gambar dan 90% masih diingat setelah beberapa hari, walaupun tiap gambar hanya dilihat selama 10 detik.

Wow! Dan lebih luar biasa lagi, setelah satu tahun kemudian, tidak turun terlalu banyak, yaitu 63% dari gambar tersebut masih diingat. Luar biasa!

Gunakan gambar di dalam presentasi anda, karena gambar akan bercerita untuk anda. Berikut adalah penggunaan gambar di dalam presentasi. Masih dengan slide “56% prefer music”, akan kita buat menjadi lebih sederhana dan menarik.

Hey! Bukankah slide diatas sudah cukup sederhana dan mudah dimengerti? Iya, tapi bukan berarti tidak bisa dibuat menjadi lebih baik lagi kan?

Nah, kalau dilihat sebetulnya slide diatas ingin menghighlight bahwa 56% pengguna ponsel menginginkan fitur musik di dalam ponselnya. Jadi, sebetulnya kita bisa hilangkan grafik di bagian bawah dan digantikan dengan gambar.

Kira-kira jadinya seperti slide di bawah ini (after). Makin sederhana, makin keren dan pastinya diingat oleh audiensi anda bukan? Lanjutkan!

4. Show me the money, not rainbow!

Okay, tips terakhir untuk membuat slide presentasi anda lebih sederhana dan mengesankan. Banyak sekali kita temui di dalam setiap presentasi, grafik yang berwarna-warni seperti pelangi.

Kalau lihat pelangi sih indah yah, tapi kalau chart seperti itu, hasilnya sudah pasti pusing tujuh keliling Mungkin anda pernah melihat grafik seperti dibawah ini?

Arrgghhhh! Cukup pusing dengan grafik diatas? Bisa menangkap informasi yang ingin disampaikan? Rasanya sulit yah, padahal sudah kelihatan keren dengan tampilan 3D (3 Dimensi).

Solusinya adalah, kita membuat 4 grafik terpisah berdasarkan series operator. (Catatan: semua data yang digunakan adalah fiktif dan tidak ada hubungannya dengan kejadian yang sebenarnya, hanya untuk contoh saja).

Hasil akhirnya, kita dapatkan grafik yang lebih sederhana dan mudah dibaca seperti di bawah ini (after).

Kalo sudah begini, slide presentasi yang penuh dengan angka pun bisa jadi lebih indah, sederhana dan akhirnya mudah dimengerti oleh audiensi anda bukan? Selamat mencoba!







Sumber